Bin wegen solcher Probleme in der Vergangenheit schon von Tine zu Baikal und vor wenigen Wochen erst zu ownCloud als Synchronisationsserver gewechselt. Am Anfang hat es immer wunderbar funktioniert, aber später dann nicht mehr, wie auch jetzt wieder. Die anderen Clienten im Netz synchronisier(t)en übrigens mit allen verwendeten Lösungen immer korrekt.

Da ich seit längerem wieder mit KDE bzw. neuerdings Plasma 5 arbeite, wollte ich nach sehr langer Abstinenz mal wieder die PIM (Personal Information Management) Suite von KDE ausprobieren, kurz Kontact, welches letztlich nur etwas mehr als ein Riesenfenster für verschiedene KDE Programme ist, unter anderem für KMail.

Vergangenheit

So richtig hatte ich die PIM Suite von KDE das letzte Mal zu Zeiten der KDE 3er-Version verwendet und war damals sehr zufrieden damit.

Als dann KDE 4 kam und alles erst einmal nicht zu gebrauchen war, bin ich zu Thunderbird gewechselt.

Daher folgt eine Beschreibung der Dinge, die mir als Umsteiger sowohl positiv als auch negativ aufgefallen sind an KMail besonders und auch an zwei anderen Komponenten von Kontact, nämlich KOrganizer und KAddressBook.

Umzug

Es gibt in KMail einen Assistenten für den Import von Emails, Einstellungen und Filtern von Thunderbird. Bei zwei Versuchen hat das aber nur für Emails funktioniert, nicht für Einstellungen und Filter.

Nach dem Import der Emails kamen teilweise Accounts und Emails zutage, die ich bereits vor Jahren gelöscht habe; anscheinend löscht Thunderbird diese nicht immer zuverlässig, auch wenn man immer wieder die Funktion „Ordner komprimieren“ anwendet, welche gelöschte Mails eigentlich endgültig entsorgen sollte.

Struktur

Wer es von Thunderbird gewohnt ist eine komplette Struktur von Inbox, Outbox, etc. für jeden Email-Account zu haben, muss sich diese bei KMail selbst einrichten. Denn alle Emails von POP3-Accounts landen immer in derselben und einzigen Inbox.

Man kann sich aber mit entsprechenden Filtern die altbekannte Struktur selbst realisieren.

Das war auch zuerst meine Idee, habe mich dann aber auf das „Neue“ eingelassen und bin jetzt von einer Ordnerstruktur überzeugt, die Projekt-orientiert ist, statt Konten-orientiert.
D. h. egal von welcher Email-Adresse eine Email gekommen ist, sie landet z. B. in einem Ordner für Bestellungen von Geschäft A, in Projekt X, Projekt Y, usw.

Nur IMAP-Accounts haben eigene Ordnerstrukturen, aber auch deren Nachrichten kann man per Filter in die „lokalen Ordner“ verschieben lassen.

Identitäten

Während es bei Thunderbird Konten für Mailabruf und Mailversendung gibt, so gibt es in KMail zusätzlich noch Identitäten (Settings -> „Configure KMail…“ -> „Identities“).

Pro Identität werden sämtliche Einstellungen hinterlegt zur Verschlüsselung von Emails, Signatur, Ordner für gesendete Emails, für Templates, bevorzugter Name und mehr. Auch lässt sich hier einstellen, welcher SMTP-Account für das Versenden von Emails verwendet werden soll.

KMail und GoogleMail

Beim ersten Versuch, Emails mit KMail von Googlemail abzurufen kommt eine Fehlermeldung mit Link (siehe hier), die besagt, dass KMail als „weniger sicherer Client“ eingestuft wird. Dazu bekommt man in sein Googlemail-Konto eine Email in der die Möglichkeit gegeben wird, eine entsprechende Einstellung zu verändern, damit das Abrufen der Mails zukünftig funktioniert.

Ein Mensch sagte mir heute, dieser „Fehler“ käme bei allen Nicht-Google-Anwendungen, die er bisher genutzt hätte…

Was mir nicht so gut gefällt an KMail

• Der kleinste Intervall zum Abrufen von Emails beträgt 5 Minuten.

Was mir richtig gut gefällt

Integrierte Backupfunktion

Unter Settings -> „Configure Automatic Archiving…“ kann man einstellen, dass von beliebigen Ordnern automatisch Backups erstellt werden sollen; z. B. von „Local folders“, wo dann letztlich alles bis auf IMAP-Konten drin ist :)

Es lassen sich beliebig viele solcher Backup-Anweisungen erstellen.

Auch die Anzahl der Backups ist einstellbar, hier im Screenshot 7 Backups. Danach wird (so die Vermutung), das älteste Backup gelöscht.

Alternativ lässt sich ein Backup des aktuell ausgwählten Verzeichnisses erstellen über „Folder“ -> „Archive Folder…“.

Ist das Backup abgeschlossen, erhält man eine Benachrichtigung.

Alle weiteren Informationen zu dieser Funktion gibt es auf der Hilfeseite von KMail, siehe hier.

Da KMail für das Ablegen der Emails das Maildir-Format verwendet, gibt es für jede Email eine Datei; man kann also auch ohne Email-Programm noch damit arbeiten.

Adressbuch und Kalender per DAV

Thunderbird kann von sich aus nur auf CalDAV-Ressourcen zugreifen, also auf Kalender, jedoch nicht ohne zusätzliche AddOns auf CardDAV für Adressbücher.

Letzteres war immer wieder ein Ärgernis, weil geänderte Daten von Kontakten nicht mehr synchronisiert wurden.

KOrganizer und KAddressBook können im Gegensatz zu Thunderbird von Haus aus auf CalDAV und auf CardDAV zugreifen. Es gab keinerlei Probleme beim Synchronisieren.

Im Hintergrund

Hier kommt ein Feature, das mir sehr gut gefällt: Es läuft alles im Hintergrund.

Die Konten zum Abrufen der Emails und zum Synchronisieren der Kontakte und Kalender werden zwar in KMail, KOrganizer und KAddressBook angelegt, jedoch wird dafür im Hintergrund Akonadi verwendet.

Das bedeutet, dass diese Konten abgerufen/synchronisiert werden, sobald Akonadi läuft; und dieses startet normalerweise direkt beim Login des Benutzers mit.

Somit erhält man auch dann eine Benachrichtigung über neue Emails, wenn Kontact bzw. KMail gar nicht laufen; genial :)

Man kann dieses Verhalten aber abstellen.

Suche im Adressbuch

Bei Thunderbird kann man die Suche nicht wirklich sinnvoll nutzen, da nur die Felder Email und Name durchsucht werden.

In KAddressBook dagegen werden so ziemlich alle Felder durchsucht, man kann somit z. B. alle Kontakte finden, die in einer bestimmten Straße wohnen oder eine bestimmte Telefonnummer haben.

Aufgaben

In KOrganizer kann man – im Gegensatz zu vielen anderen Aufgabenverwaltungen – auch Unteraufgaben erstellen.

\o/

Oder alles in kurz: Wow :)

Endlich wieder eine integrierte Lösung für PIM wo einfach alles tut, so wie früher.

Doch seit es DAVDroid gibt, haben sich weitere Möglichkeiten aufgetan; nämlich solche, die CalDAV/CardDAV zur Synchronisation verwenden.

Baïkal

Ein ganz leichtgewichtiger Server, der nur genau diese beiden Dinge anbietet, ist Baikal, welcher unter der GPLv3 lizenziert ist. Dieser liefert zusätzlich zu DAV noch ein einfaches Admin-Interface samt Benutzerverwaltung, sonst nichts. Für mich ist die Funktionalität ausreichend; von den Dingen, die Tine 2.0 liefert hatte ich dagegen immer nur einen Bruchteil genutzt.

Baikal nutzt per Voreinstellung zum Speichern der Daten eine SQLite-Datenbank, optional auch MySQL. Doch für die wenigen Daten von mir reicht SQLite völlig aus und das Backup ist somit auch sehr einfach, siehe unten.

Habe deshalb vor wenigen Tagen das Adressbuch und den Kalender von Tine 2.0 nach Baikal migriert.

Herunterladen und installieren

Baikal kann man hier herunterladen; für die Installation gibt es in den herunterladbaren Archiven eine sehr gute Anleitung (INSTALL.md).

Einrichtung

Nach der Installation loggt man sich als Benutzer „admin“ ein; hier ein Screenshot der bereits eingerichteten, lokalen Instanz:

[][6]

Hier kann man über das Menü „User and ressources“ Benutzer verwalten:

[][7]

Für jeden neu erstellten Benutzer werden automatisch auch je ein Kalender und ein Adressbuch mit der Token ID „default“ eingerichtet. Es lassen sich auch weitere Kalender/Adressbücher hinzufügen; unterschieden werden sie über die bei der Erzeugung angegebene, eindeutige Token ID, die sich nachträglich nicht mehr ändern lässt.

Pro Kalender lässt sich auch einstellen, ob dieser Aufgaben unterstützt.

Migration der Daten – allgemein

Jetzt fehlen noch die Daten. Um diese nach Baikal zu übertragen, werden die Ressourcen der beiden Server (Tine 2.0 und Baikal) z. B. in Thunderbird oder einem anderen Programm mittels CalDAV/CardDAV (siehe unten) eingebunden und dort von A nach B kopiert.

Migration des Kalenders inklusive der Aufgaben

Da bereits Thunderbird verwendet wird, das von Haus aus CalDAV unterstützt, wurde zusätzlich zum bereits eingebundenen Tine 2.0 Kalender noch der leere von Baikal eingebunden.

Die URL für CalDAV hat das Schema

https://baikalserver/cal.php/calendars/benutzername/Calender token ID

Die „Calender token ID“ ist der eindeutige Name des Kalenders, den man im Admininterface einsehen kann.

Da es nicht viele Kalendereinträge gab, wurden diese einzeln bearbeitet und dem neuen Baikal-Kalender zugewiesen:

[][8]

Genauso wurde mit den Aufgaben verfahren, die Baikal innerhalb von Kalendern unterstützt, wenn diese bei Erstellung aktiviert wurden.

Migration des Adressbuchs

Dann kann man in Thunderbird dank des installierten AddOns SoGo-Connector das noch leere Adressbuch von Baikal als CardDAV einbinden, alle Einträge des Tine 2.0 Adressbuchs markieren und nach Baikal kopieren.

Als URL für CardDAV nutzt man das Schema

https://baikalserver/card.php/addressbooks/benutzername/Address Book token ID

Die „Address Book token ID“ ist der eindeutige Name des Adressbuchs, den man im Admininterface einsehen kann.

Abschluss der Migration

Nun können in Thunderbird die Ressourcen von Tine 2.0 entfernt werden. Zur Sicherheit sollte man die alten Daten jedoch noch als Backup vorhalten.

Backup auf dem Webserver einrichten

Das ist der angenehme Teil; man muss nur die SQLite-Datenbankdatei „Specific/db“ im Hauptverzeichnis von Baikal sichern. Mir ist nicht bekannt, ob die Datenbank gecached wird, von daher könnte man den Webserver für das Backup kurz anhalten.

Einrichtung auf Android

Wie oben schon geschrieben, benötigt man DAVDroid, um sich mit Baikal synchronisieren zu können, siehe hier.

Man muss dann zwei Konten des Typs DAVDroid erstellen, eines für das Adressbuch und das andere für den Kalender; die URLs sind dabei dieselben, die bereits im Abschnitt Migration erwähnt wurden.

Aufgaben in Android

Die Aufgaben stehen bisher nicht in Android zur Verfügung sondern nur in Thunderbird, was aber an der nicht vorhandenen App dafür liegt; dazu später mehr.

Doch aktuell verwende ich für Aufgaben fast ausschließlich eine Todo-Textdatei.

Ressourcenverbrauch

Tine 2.0 und Apache benötigten zusammen ungefähr 180 MiB. Baikal mit Apache kommt auf ~ 60 MiB, MySQL fällt ganz weg.

Dadurch konnte die RAM-Zuweisung der virtuelle Maschine des lokalen Webservers auf 80 MiB RAM heruntergestellt werden.

\o/

Passt :)

Tipp: Wer KDE SC nutzt, kann den Kalender in korganizer einrichten, um im Uhr-Widget die nächsten Termine sehen zu können.

Um z. B. in Thunderbird auf die Aufgaben zugreifen zu können, erstellt man einen neuen Kalender des Typs CalDAV. Die im Assitenten anzugebende URL erhält man, indem man http://tineinstanz/calendars/ öffnet, seine Benutzerdaten angibt und dann in das Unterverzeichnis des Benutzers navigiert. Dort gibt es einen Eintrag namens “xyz personal tasks”. Diesen öffnet man und kopiert die URL aus der Adresszeile.

Von nun an kann man auch in Thunderbird die Aufgaben von Tine 2.0 verwenden, damit ist das bereits früher beschriebene Setup ohne Google perfekt :)

Die Installation von Tine20 unter Debian/Ubuntu ist mit den angebotenen Paketen sehr einfach möglich; die Anleitung dazu findet sich hier. Wer es bereits installiert hat, bekommt automatisch ein Update über apt.

Einen Artikel über alle Neuerungen gibt es auf der Projektseite.

Die App heißt „Tasks & Notes for MS Exchange„, stammt von Jakub Klos und ist kostenlos im Google Play Store erhältlich, jedoch nicht frei.

Einrichten

Damit die Aufgaben von Tine angezeigt werden, erstellt man unter Settings -> Accounts einen Eintrag mit den entsprechenden Logindaten. Danach wird automatisch die erste Synchronisation ausgeführt, die durchaus einige Sekunden dauern kann.

Die Tags von Tine20 werden übernommen, heißen in der App jedoch „Kategorien“, doch in der App erstellte Kategorien werden nicht zu Tine übertragen. Sobald man die Kategorien in der App ändert, gehen die Tags in Tine verloren.

Funktionen

Die Aufgaben werden in folgenden Abschnitten angezeigt, wenn vorhanden:

• Überfällig
• Heute
• Morgen
• In den nächsten 7 Tagen
• Später (alle Aufgaben ohne Termin)

Es gibt eine Suchfunktion, wobei man in den Einstellungen aktivieren kann, dass sowohl Titel als auch Beschreibung durchsucht werden.
Für jede Kategorie kann man eine andere Farbe einstellen, die dann links an der Seite angezeigt wird.
Die Prioritäten normal, hoch, gering werden über Pfeile angezeigt. Ist der Termin für eine Aufgabe überschritten, wird ein Warnsymbol angezeigt.

Über das Kontextmenü lässt sich die Sortierung nach Titel, Fälligkeit oder Wichtigkeit einstellen. Auch kann man erledigte Aufgaben löschen lassen.

Aufgaben hinzufügen/bearbeiten

Aufgaben können sowohl in Tine20 als auch in der App selbst hinzugefügt und bearbeitet werden. Um den Titel für eine neue oder bereits bestehende Aufgabe oder Details zu bearbeiten, klickt man auf den kleinen Pfeil rechts unter der Titelleiste

[][6]

und landet dann hier

[][7]

Check-Listen

Aktiviert man in den Details einer Aufgabe die Option „Check-List“ so wird aus jeder Zeile in der Beschreibung einer Aufgabe eine Unteraufgabe. Deaktiviert man diese Option später wieder, so wird die normale Aufgabe mit mehreren Zeilen Beschreibung angezeigt.

Letztlich wird nur die Ansicht geändert; die Synchronisation solcher Check-Listen funktioniert weiterhin, da hierfür die App in die Beschreibung nur die Zeichenkette „[!CheckList!]“ anfügt. Wird die Teil-Aufgabe in der App als erledigt markiert, so wird letztlich auch nur die Zeichenkette „[X]“ an den Anfang der entsprechenden Zeile geschrieben.

Hier je ein Sreenshot derselben Aufgabe mit Check-Liste und ohne:

[][8]

[][9]

Man kann also auch direkt in Tine20 solche Check-Listen erstellen, wenn man sich die Zeichenketten merkt.

Termine und Benachrichtigungen

Als besonderes Schmankerl werden Aufgaben, die einen Termin/Endzeitpunkt haben, im Android-Kalender angezeigt.

Es lassen sich für jede Aufgabe auch Benachrichtigungen einrichten; auch solche von Tine20 werden übernommen.

\o/

Sehr schöne App. Passt. Somit lässt sich alles Wichtige nun mit dem Android-Gerät erledigen.

Synchronisation der Daten

Im lokalen Netzwerk läuft eine Installation von Tine20, einer Open Source Groupware; dadurch bleiben die Daten zuhause, anstatt in die Cloud zu wandern.

Thunderbird auf dem lokalen Rechner synchronisiert den Kalender über CalDAV mit Tine20. Damit Thunderbird per CardDAV mit Tine20 das Adressbuch synchronisieren kann benötigt man das Addon SOGo-Connector. Eine Anleitung für die Synchronisation von Thunderbird mit Tine20 dazu gibt es hier. Thunderbird scheint aber noch ein paar Probleme mit der Synchronisation der Adressen zu haben, insgesamt musste ich ca. 10 Mal synchronisieren, bis alle Adressen nach Tine20 übertragen wurden.

Android synchronisiert sich durch den als Exchange-Konto verwendeten Tine20-Account über Active-Sync mit Kalender und Adressbuch; dies ist auf Android ohne Zusatzprogramme direkt möglich. Man muss jedoch noch in Tine20 eine der Favoriten-Ansichten im Kalender und in den Kontakten über einen Rechtsklick für die Synchronisation über Active-Sync auswählen, sonst kommen auf dem Android keine Daten an:

[][8]

Aufgaben werden leider nicht synchronisiert, bin aber dabei, mich damit zu beschäftigen. Mit der neuen Version von Tine 2.0 lassen sich auch Aufgaben über CalDAV synchronisieren, siehe hier.

Update: Es gibt eine App, die zwar nicht frei ist, aber kostenlos und in der Lage, die Aufgaben mit Tine20 zu synchronisieren, siehe hier.

Apps

Apps bezieht man nicht über den Google Play Store sondern über die Alternative F-Droid.org – dort gibt es nur freie Programme (FOSS). Dieser Store wird von der „Free Your Android!“ Kampagne der Free Software Foundation Europe empfohlen.

Die Auswahl an Apps ist war nicht so gewaltig wie bei Google, doch bisher habe ich (fast) alles gefunden, was man so benötigt. Außerdem ist es bei F-Droid möglich, direkt die apk-Dateien herunterzuladen – wobei man dann auf die Aktualisierungsfunktion verzichtet. Eine Liste der genutzten Anwendungen gibt es hier.

Manche Apps kann man übrigens auch direkt beim Hersteller herunterladen, wie z. B. Titanium-Backup.

Custom-ROM

Auf dem Android-Gerät läuft CyanogenMod, welches keine Google-Apps mitliefert; dadurch laufen auch weniger Programme im Hintergrund. Zum Teil sind in diesem ROM auch Funktionen enthalten, die es im normalen Android nicht oder noch nicht gibt. Einige Features von Cyanogenmod.

CyanogenMod wird ebenfalls von der oben genannten Kampagne empfohlen.

Fazit

Es ist schon sehr verlockend, Google und Co sämtliche Kontakte, Kalender, Notizen, usw. in die Cloud zu laden. Das wird einem sehr einfach gemacht und es funktioniert.

Wenn man dagegen die Daten bei sich behalten möchte, muss man viele Anstrenungen unternehmen, viel ausprobieren und eine Menge Zeit investieren. Meine  Experimente z. B. begannen mit ownCloud und aCal, dann kam SOGo, danach war Citadel dran und zum Schluss probierte ich Tine20 aus, was letztlich die Lösung war.

Von daher kann ich schon nachvollziehen, dass Leute einfach ihre Daten in die Wolke laden.

Man kann zwar auch die Google-Apps nutzen und sie so einstellen, dass Daten nicht mit dem Google-Account synchronisiert werden; was ich zu Beginn auch getan habe. Dann hat man zumindest Zugriff auf Massen an Apps im Google Play Store. Mir ist jedoch ist mir das Risiko zu gross mit einem einzigen unvorsichtigen Klick dann doch alle Kontakte zu synchronisieren.

Passt so :)